6 Praxis-Tipps für virtualisierte Präsenztrainings

6 Praxis-TIpps für virtualisierte Präsenztrainings

In der aktuellen Situation fragen sich immer mehr HR-Verantwortliche und Führungskräfte: Wie können wir bisher geplante Präsenztrainings weiterführen? Sind Online-Formate eine Alternative?

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Doch ‚einfach so‘ lassen sich bestehende Präsenztrainings nicht 1:1 virtualisieren. Ob WebEx, Circuit, Zoom, go2meeting, Skype, Skype4Business, Microsoft Teams, Google Hangout, Adobe Connect, Facetime, Whatsapp oder ein anderes Online-Tool: Aus unserer Erfahrung sollte man beim Transfer von Präsenzkonzepten in die Onlinewelt diese Erfolgsfaktoren und Hürden beachten:

1. Kürzere Lerneinheiten mit Pausen:

8h Präsenztrainings mit einer Mittagspause und 2 Kaffeepausen überfordern Teilnehmende in der Regel nicht – in der virtuellen Welt schon. Denn Online-Präsenz erfordert höhere Konzentration und gleichzeitig bewegen sich die Teilnehmenden noch weniger als im Seminarraum. Deshalb ist spätestens nach 1h eine Pause fällig. Insgesamt sollten 4 x 1h Online-Training an einem Tag genügen – bspw. 2 x 1h vor der Mittagspause und 2 x 1h danach. Lerninhalte von 2 Präsenztagen kann man so gut auf 4 Lerneinheiten verteilen – und diese sogar prozessorientiert auf mehrere Wochen, so dass die Teilnehmenden zwischendurch die Inhalte sofort in den Alltag transferieren können.

2. Ängste vorab nehmen:

Viele Teilnehmende sind noch unerfahren mit interaktiven Online-Tools. Und wenn sie dann einen Button oder ein Menü nicht gleich finden oder ein sonstiges technisches Problem haben, kann leicht Panik aufkommen. Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitenden in dieser besonderen Zeit das Gefühl, dass virtuelle Trainings für alle Beteiligten ein ‚Versuchslabor‘ sind. Sowohl die Teilnehmenden als auch die Trainer müssen sich oftmals erst in der neuen technischen Umwelt zurechtfinden. Scheitern ist da nichts Schlimmes – sondern gehört dazu, wenn man neue innovative Dinge ausprobiert.

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3. TechCheck vorab mit Original-Medien:

Setzen Sie, wenn möglich, 2 Tage vor dem eigentlichen Online-Training einen kurzen Online-Termin mit dem Trainingsanbieter an, bei dem sich alle Teilnehmenden kurz in das Online-Conferencing-Tool einloggen. Wichtig für den Vorab-Check ist, dass sie sich genau mit den Medien einloggen, die sie dann auch beim eigentlichen Training nutzen werden. Es bringt nichts, wenn das Einloggen vom Firmen-PC aus funktioniert, aber der Teilnehmende sich dann 2 Tage später vom Home-Office mit seinem Laptop einloggt.

4. Einladung mit klaren Empfehlungen:

Sensibilisieren Sie die Teilnehmenden schon in Ihrer Einladung, worauf sie beim Online-Termin besonders achten sollten:

  • Haben sie den Link mit den Online-Zugangsdaten griffbereit? Meist ist er ja direkt im (Outlook-)Besprechungstermin abgespeichert.
  • Haben die Teilnehmenden auch einen ‚Plan B‘ parat, falls der Online-Zugang nicht möglich ist – bspw. eine lokale Telefonnummer, mit der sie sich zumindest über Telefon einwählen können?
  • Haben sie das notwendige Equipment: Kamera, Headset, stabilen Onlinezugang, Online-Conferencing-Tool mit etwaigen Plug-Ins?
  • Können sie für Umgebungsruhe während des Trainings garantieren? Oder kann es zu vielen Störgeräuschen durch andere Menschen oder Verkehrslärm kommen?
  • Appellieren Sie an die Selbstverantwortung, Ablenkungen und Störungen präventiv zu minimieren.
  • Sensibilisieren Sie auch für einen möglichst neutralen Hintergrund, wenn die Teilnehmenden vor der Kamera sitzen – und für einen adäquaten Kleidungsstil, auch wenn sie sich von zu Hause aus einloggen.
  • Laden Sie schon 15 min vor dem Beginn ein, damit jeder Teilnehmende genügend Zeit für den Login-Prozess hat.
  • Schicken Sie als Backup wichtige Folien mit, falls sich manche Teilnehmende nur telefonisch einwählen können.
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5. Bestehen Sie auf verschiedene Lernformate:

Inhalte mittels PowerPoint-Präsentation per Screen-Sharing zu vermitteln, ist sicherlich das leichteste Online-Format – aber damit verliert man die Teilnehmenden auch schnell. Denn die möglichen Ablenkungsquellen rund um die Online-Teilnehmenden – Emails, Messages, andere Kollegen, Handy – sind vielfältig. Achten Sie deshalb beim virtualisierten Konzept darauf, dass nach 1-2 Folien sofort wieder ein interaktives Element eingebaut wird. Das kann bspw. eine Diskussionsrunde im virtuellen Plenum sein. Oder Kleingruppenarbeiten in virtuellen Break-Out-Räumen. Auch Online-Rollenspiele sind einfach zu realisieren – gerade bei Online-Tools, die mehrere Video-Screens gleichzeitig anzeigen können. So kann man bei einer Verhandlungssimulation bspw. sehr schön den professionellen Business-Schauspieler in der Verkäuferrolle sehen sowie den Teilnehmenden als Einkäufer – aber auch den Online-Facilitator und die weiteren Teilnehmenden, die sich mit STOPP und REPLAY aktiv an der Simulation beteiligen.

6. Investieren Sie in einen Producer:

Als Online-Facilitator ist man mit den Teilnehmenden bereits gut ausgelastet. Sich gleichzeitig auch noch um technische Aspekte und Probleme von Teilnehmenden zu kümmern, ist eine echte Herausforderung. Deshalb ist die Investition in einen technisch erfahrenen Co-Facilitator gut anlegt, der dem eigentlichen Online-Trainer den Rücken freihält.

Unserer Erfahrung nach können Online-Trainings mit mehreren Teilnehmenden durchaus einen Mehrwert liefern, wenn man die Besonderheiten der virtuellen Welt kennt und sich entsprechend darauf einstellt. Eines ist auch klar: Online-Trainings werden Präsenztrainings niemals zu 100% ersetzen können. Aber gerade bei global verteilten Teilnehmenden oder in Zeiten von ‚Social Distancing‘ können virtuelle Seminare einen wertvollen Beitrag leisten, damit die Weiterbildung nicht völlig zum Erliegen kommt. Und dabei kann die gleiche Themenvielfalt abgedeckt werden wie auch offline: Ob Führung, Change, Innovation, Persönlichkeit, Vertrieb, Verhandlung oder Team – es macht Sinn, über eine Online-Version nachzudenken und es einfach mal auszuprobieren!

Gerne entwickeln wir mit Ihnen einen ersten Prototypen eines Online-Trainings in Ihrer individuellen (technischen) Organisationsumgebung. Kontakt…